Obligación Legal de Inscribir el Correo Electrónico para Sociedades Mercantiles en Costa Rica (Ley 10.597)
Esta disposición fue publicada en el Diario Oficial La Gaceta N.° 98 del 30 de mayo de 2025 y aplica tanto para nuevas sociedades como para aquellas ya inscritas ante el Registro Nacional.
En Costa Rica, la Ley N° 10.597 exige que las sociedades mercantiles registren un correo electrónico como medio oficial para recibir notificaciones legales y administrativas. Esta nueva regulación afecta tanto a las sociedades nuevas como a las ya existentes, estableciendo plazos para la inscripción del correo electrónico en el Registro Nacional.
Detalles de los cambios:
- Obligatoriedad de registro:
- Todas las sociedades mercantiles deben registrar un correo electrónico oficial en el Registro Nacional.
- Notificaciones oficiales:
- Este correo electrónico se utilizará para recibir notificaciones legales y administrativas, lo que podría, en algunos casos, disminuir la necesidad de notificaciones físicas.
- Plazos de implementación:
- El Registro Nacional tiene 6 meses para implementar el sistema para registrar el correo electrónico. Las sociedades existentes tendrán un plazo de 1 año para solicitar la inscripción después de que el Registro Nacional implemente el sistema.
- Efectos de la no inscripción:
- Si una sociedad no registra su correo electrónico dentro del plazo establecido, el Registro Nacional podría no inscribir documentos relacionados con la sociedad.
¿Qué implica esto?
- Nuevas sociedades:
- Las sociedades que se constituyan a partir de la entrada en vigor de la ley deberán incluir la dirección de correo electrónico en su acta constitutiva.
- Sociedades ya existentes:
- Las sociedades ya constituidas deberán registrar su correo electrónico en el Registro Nacional dentro de los plazos establecidos.
- Beneficios:
- El uso del correo electrónico como medio oficial de notificación puede agilizar el proceso y evitar retrasos en las notificaciones.
En resumen, la Ley N° 10.597 introduce un cambio importante en el sistema registral costarricense, exigiendo que las sociedades mercantiles registren un correo electrónico como medio oficial para recibir notificaciones, con plazos específicos para la implementación y adaptación de las sociedades ya existentes.
Sociedades de Nueva Constitución: Requisito Inmediato
A partir del 4 de junio de 2025, toda escritura de constitución de una sociedad mercantil deberá incluir una dirección de correo electrónico válida.
Sociedades Ya Inscritas: Plazo hasta Junio de 2026
Las sociedades mercantiles ya existentes tendrán un plazo de un año (hasta el 4 de junio de 2026) para registrar su correo electrónico mediante alguno de los siguientes mecanismos:
- Escritura pública ante Notario firmada por el representante legal o apoderado general.
- Celebrar una Asamblea de Socios en libros de la sociedad y proceder a su protocolización para que sea inscrita por un Notario.
Publicación Obligatoria en La Gaceta
Como esta modificación afecta el pacto social, será necesario realizar la publicación del edicto correspondiente, ya sea por escritura pública o protocolización.
Eliminación del Agente Residente
La figura del agente residente queda eliminada con esta reforma. Incluirlo en una inscripción posterior al 4 de junio de 2025 será considerado un defecto registral.
Exoneración de Timbres y Derechos
Si la única modificación es la inclusión del correo electrónico, no se deben pagar timbres ni derechos registrales.
En caso de otras reformas adicionales, sí se aplicarán los impuestos correspondientes.
Responsabilidad Sobre el Correo Electrónico en Sociedades.
- El correo será capturado exactamente como aparece en el documento notarial.
- El solicitante es responsable por su exactitud y operatividad.
- Se aceptan símbolos, números y abreviaciones según las normas funcionales del correo electrónico.
¿Qué Pasa Si No Se Registra el Correo Electrónico?
A partir del 5 de junio de 2026, cualquier sociedad que no haya inscrito su correo electrónico verá rechazadas todas sus gestiones registrales hasta que regularice la situación.
Esta medida puede afectar trámites como modificaciones sociales, nombramientos, ceses o inscripciones de apoderados.
Recomendaciones para Inscribir Correctamente el Correo Electrónico:
Antes de presentar su documentación al Registro de Personas Jurídicas:
- Verifique la exactitud y funcionalidad del correo.
- Asegúrese de que el correo esté activo y sea accesible para los representantes legales.
- Incorpore en la escritura una constancia expresa de que ese correo será utilizado para notificaciones legales, conforme a la Ley 10.597.
- Prevea futuras modificaciones, indicando el procedimiento legal en caso de cambio de correo.
- Corrija cualquier inexactitud registral mediante una nueva inscripción, si el error se debe a terceros como notarios, autoridades administrativas o judiciales.
El Correo electrónico en sociedades: Modernización Registral
Al cumplir esta obligación dentro del plazo establecido, las empresas evitarán rechazos, atrasos y costos innecesarios.
Si necesita mayor información sobre el tipo de sociedades en Costa Rica, puede verla acá: Sociedades en Costa Rica